Seguir procrastinando cosas te hará la vida más difícil.
Tu carrera, el negocio, un “jangueito” con los amigos, el gimnasio,las obligaciones familiares, todo toma tiempo. Tiempo, que valga la redundancia, parece que se acorta con el pasar del tiempo y siguen quedando cosas por hacer…sin hacer.
Si esa es tu situación, aquí te comparto 11 consejitos para poner tu To do list a trabajar para ti de forma eficiente.
¿Qué es un To do list? Es una maravillosa y simple herramienta para la administración del tiempo que te ayudará a emplear, maximizar,disfrutar y dirigir la energía de manera efectiva.
El no tener un To do list (TDL), te crea tención, agotamiento, y no verás avances o trabajos terminados al final de la semana.
El primer paso es hacer un alto y establecer la intención. La intención es y ha sido la chispa precursora de todo lo que te rodea. Detén un momento el coloquio mental de todo lo que tienes ya en mente y que necesitas colocar en ese TDL, respira profundamente, visualízate realizando cada sugerencia que te comparto y establece el compromiso de seguirlas.
1. Toma papel y lápiz. Aun cuando existen varias aplicaciones en la red, algunos expertos aseguran, y por lo menos así a mí me resulta, que escribir el TDL a mano nos ayuda a conectarnos y recordar mejor las cosas que tenemos que realizar. Después lo puedes pasar al celular o a tu herramienta de trabajo, laptop otableta.
2. Hazlo. Esta es la parte más difícil. A veces hasta atemorizante. No queremos ver el montón de cosas que se nos requieren, que tenemos y/o que quisiéramos hacer.
3. Añade todo que quieras. Claro, no hagas una lista que requiera de meses para realizarla. Ya más tarde irás eliminando y priorizando.
4. Priorizar. Busca otra hoja de papel y determina cuáles son tus actividades más importantes. Por lo menos tres de estas deben estar encabezando tu TDL. Establece una fecha para completarlas.
5. Desmenúzalo. Las actividades grandes necesitan de más tareas. Identifícalas. Sé específico e Identifica qué necesitas para cada una de estas tareas. Al lado de cada una escribe el o los recursos necesarios para lograr el objetivo. Estos pueden ser nombres, materiales, equipo, cantidad especifica de dinero, tiempo, etc. Sé específico. Identifica qué necesitas para cada una de estas tareas.Dependiendo de la urgencia de las actividades o tareas, coloca las letras A, B o C. Utiliza la letra A para lo que necesites terminar antes de que salgas de la oficina o el lugar de trabajo. La letra B úsala para las actividades urgentes, pero que pueden esperar a mañana y la letra C para actividades que requerirán de tu atención en un futuro cercano, como la próxima semana.
6. Sé realista. El día tiene 24 horas y la semana 7 días. No trates de hacer todo a la vez. Determina el tiempo que puede tomar entre una actividad y otra. Si necesitas salir de la oficina o tu lugar de trabajo, ten en cuenta el tráfico, buscar estacionamiento y/o algunos minutos de espera. Siempre añade algunos minutos extra entre citas con tus clientes. Determina qué factores controlas y cuáles no, eso hace una gran diferencia para estimar el tiempocorrecto entre actividades y tus fechas límites.
7. Verifica tu calendario. Fuera de las actividades de trabajo, existen otras actividades personales que también requieren de tiempo. Tu TDL debe guardar relación con tu calendario, de lo contrario, terminarás durmiendo menos, apagando fuegos de último minutoy probablemente afectando tu salud y tus relaciones familiares.
8. Actualiza tu TDL diariamente. Preferiblemente antes de salir de la oficina o tu lugar de trabajo. De esta manera ya en la mañana no tendrás que invertir tiempo en eso, sino que vas directamente a la tarea. Algunas cosas se deben ir eliminando. Otras con la letra B pasarán a tener la letra A y otras, como visitas, llamadas y actividades de última hora comenzarán a aparecer en tu lista. La idea es que continúe así sucesivamente. Si la lista no cambia… ALGO ESTÁ FALLANDO.
Recuerda ser flexible y No te castigues si no salió alguna actividad a tiempo o se tomará más del que habías previsto. Analiza, pondera, prioriza y actualiza la lista. Y prémiate cuando las cosas salgan bien.
